Konferenssi ulkomailla – ilman että koordinoitte itse lentoja, hotellia ja tiloja.
Kertokaa, montako osallistujaa odotatte, millainen ohjelma on ja mitkä kaupungit ovat harkinnassa. Matkatoimistot ehdottavat kohdetta, konferenssihotellia ja matkajärjestelyjä.
- Tarjouspyyntö on maksuton
- Ehdotuksia useilta matkatoimistoilta
- Päätät itse, moniko saa ottaa yhteyttä
Nämä kannattaa selvittää ensin
Ulkomailla järjestettävässä konferenssissa monen osan on sovittava yhteen. Mitä selkeämmät raamit, sitä osuvampia ehdotuksia saatte.
Tilat ja tekniikka
Pääsali, ryhmätilat, lava, ääni ja kuva? Kertokaa suunnilleen, montako ihmistä salissa istuu samaan aikaan.
Lennot koko ryhmälle
Lähtävätkö kaikki samalta lentoasemalta vai useasta kaupungista? Ryhmäliput on usein varattava ajoissa.
Oheisohjelma
Illallinen, retki vai vapaa-aikaa? Kertokaa, mikä on pakollista ja mikä vapaaehtoista.
Budjetti per osallistuja
Budjetti per henkilö auttaa matkatoimistoja ehdottamaan sopivan kohteen ja hotellitason.
Näin saatte ehdotuksia
Kuvailkaa matka
Osallistujamäärä, ajankohta, budjetti ja se, mikä teille on tärkeää. Siihen menee noin viisi minuuttia.
Matkatoimistot ottavat yhteyttä
Hyväksytyt matkatoimistot näkevät tarjouspyynnön ilman yhteystietoja. Ne, jotka haluavat auttaa, ostavat pääsyn yhteystietoihin ja ottavat teihin yhteyttä.
Valitkaa paras ehdotus
Vertailkaa ohjelmaa ja hintaa ja sopikaa loput suoraan valitsemanne matkatoimiston kanssa. Se on teille maksutonta eikä sido teitä mihinkään.
Suosittuja kohteita
Helpoimpia ovat usein kaupungit, joihin pääsee kätevästi lentäen ja joissa on hyviä konferenssihotelleja, esimerkiksi Tukholma, Kööpenhamina, Berliini, Amsterdam, Lissabon ja Barcelona. Jos olette avoimia ehdotuksille, matkatoimistot voivat vertailla useiden kaupunkien hintoja ja matka-aikoja. Kun valitsette, että matkatoimistot saavat ehdottaa kohdetta, saatte usein ideoita, joita ette olisi itse harkinneet.
Valmiina konferenssiin?
Lähettäkää yksi tarjouspyyntö ja saatte ehdotuksia useilta matkatoimistoilta.
Tilaajien kysymyksiä
Kuinka aikaisin suunnittelu kannattaa aloittaa?
Suurissa konferensseissa on tavallista aloittaa kuudesta kahteentoista kuukautta etukäteen, etenkin jos tarvitaan paljon huoneita ja lentopaikkoja samaan aikaan.
Voivatko matkatoimistot järjestää sekä lennot, hotellin että tilat?
Kyllä. Valitkaa tarvitsemanne kohdassa ”Mikä on teille tärkeää?”, niin saatte yhden kokonaisehdotuksen.
Voimmeko liittää mukaan ohjelman tai vaatimusmäärittelyn?
Kun matkatoimisto on ottanut yhteyttä, voitte lähettää tiedostoja Samturan viesteissä.
Onko palvelu maksuton?
Kyllä, tarjouspyynnön lähettäminen on maksutonta.