Kick-off, joka kokoaa porukan yhteen – kokoustilat, majoitus ja ohjelma.
Kertokaa tilaisuuden tavoite, osallistujamäärä ja milloin haluatte lähteä. Matkatoimistot ehdottavat paikkaa, kokoustiloja, aktiviteetteja ja illallista yhtenä pakettina.
- Tarjouspyyntö on maksuton
- Ehdotuksia useilta matkatoimistoilta
- Päätät itse, moniko saa ottaa yhteyttä
Nämä kannattaa selvittää ensin
Kick-off on sekä työtä että yhdessäoloa. Tarjouspyyntö on parempi, kun matkatoimistot tietävät, miten painotatte niitä.
Kokousosuus
Paljonko aikaa kuluu kokouksiin, ja tarvitsetteko yhden ison salin vai myös ryhmätiloja? Kertokaa, tarvitaanko näyttöä, mikrofonia tai striimausta.
Vapaamuotoinen osuus
Tiimiytymistä, ulkoaktiviteetti, illallinen esiintyjineen vai vapaa ilta? Matkatoimistot voivat ehdottaa ryhmälle sopivaa.
Suomessa vai ulkomailla
Lähellä järjestetty tilaisuus säästää matka-aikaa. Ulkomaanmatka tarjoaa enemmän elämyksiä. Kertokaa, jos molemmat käyvät, niin saatte ehdotuksia kummastakin.
Kesto
Yksi päivä ilman yöpymistä, yksi yö vai koko viikonloppu? Se ratkaisee sekä paikan että hinnan.
Näin saatte ehdotuksia
Kuvailkaa matka
Osallistujamäärä, ajankohta, budjetti ja se, mikä teille on tärkeää. Siihen menee noin viisi minuuttia.
Matkatoimistot ottavat yhteyttä
Hyväksytyt matkatoimistot näkevät tarjouspyynnön ilman yhteystietoja. Ne, jotka haluavat auttaa, ostavat pääsyn yhteystietoihin ja ottavat teihin yhteyttä.
Valitkaa paras ehdotus
Vertailkaa ohjelmaa ja hintaa ja sopikaa loput suoraan valitsemanne matkatoimiston kanssa. Se on teille maksutonta eikä sido teitä mihinkään.
Miksi käyttää matkatoimistoa kick-offin järjestämiseen?
Yritystapahtumiin perehtynyt matkatoimisto tietää, missä hotelleissa on hyvät kokoustilat, paljonko aikaa aktiviteetit oikeasti vievät ja mitä tehdään, kun lento myöhästyy. Saatte yhden yhteyshenkilön kaikkeen, eikä teidän tarvitse koordinoida hotellia, kuljetuksia ja aktiviteetteja erikseen.
Valmiina seuraavaan kick-offiin?
Lähettäkää yksi tarjouspyyntö ja saatte ehdotuksia useilta matkatoimistoilta.
Tilaajien kysymyksiä
Kuinka paljon etukäteen kick-off kannattaa suunnitella?
Isommille ryhmille kolmesta kuuteen kuukautta on tavallista, etenkin tammi- ja elokuussa, jolloin monella on kick-off. Pienemmät ryhmät pärjäävät usein lyhyemmälläkin varoitusajalla.
Voivatko matkatoimistot järjestää sekä kokoustilat että aktiviteetit?
Kyllä. Kirjoittakaa tarpeenne lomakkeen kohtaan ”Mikä on teille tärkeää?”, niin saatte ehdotuksen koko kokonaisuudesta.
Entä jos paikka ei ole vielä selvillä?
Valitkaa, että matkatoimistot saavat ehdottaa kohdetta. Silloin saatte ideoita, joita ette ehkä olisi itse keksineet.
Sitoudummeko johonkin?
Ei. Tarjouspyyntö ei sido teitä mihinkään, ja sovitte kaikesta suoraan valitsemanne matkatoimiston kanssa.