Konference i udlandet – uden selv at koordinere fly, hotel og lokaler.
Fortæl, hvor mange deltagere I forventer, hvilket program I har, og hvilke byer der er aktuelle. Rejsebureauer foreslår destination, konferencehotel og rejse.
- Gratis at sende forespørgsel
- Forslag fra flere bureauer
- Du vælger, hvor mange der må kontakte dig
Det bør I afklare først
En konference i udlandet har flere led, der skal passe sammen. Jo tydeligere rammerne er, jo mere præcise bliver forslagene.
Lokaler og teknik
Plenumsal, grupperum, scene, lyd og billede? Angiv cirka, hvor mange der skal sidde i salen på samme tid.
Fly til hele gruppen
Skal alle rejse fra samme lufthavn eller fra flere byer? Gruppebilletter skal ofte bestilles tidligt.
Programmet omkring
Middag, udflugt eller fritid? Sig, hvad der er obligatorisk, og hvad der er valgfrit.
Budget per deltager
Et budget per person gør det lettere for bureauerne at foreslå den rigtige destination og det rigtige hotelniveau.
Sådan får I forslag
Beskriv rejsen
Antal, tidspunkt, budget og hvad der er vigtigt for jer. Det tager omkring fem minutter.
Bureauer kontakter jer
Godkendte rejsebureauer ser forespørgslen uden kontaktoplysninger. De bureauer, der vil hjælpe, køber adgang og kontakter jer.
Vælg det bedste forslag
Sammenlign program og pris, og aftal resten direkte med det bureau, I vælger. Det er gratis og uforpligtende for jer.
Destinationer, mange vælger
Byer med gode flyforbindelser hjemmefra og gode konferencehoteller er ofte nemmest, for eksempel Stockholm, Berlin, Amsterdam, Lissabon og Barcelona. Hvis I er åbne for forslag, kan bureauerne sammenligne pris og rejsetid for flere byer. Sætter I kryds ved, at bureauerne må foreslå destination, får I ofte idéer, I ikke havde overvejet.
Spørgsmål fra bestillere
Hvor tidligt bør vi begynde planlægningen?
For store konferencer er det almindeligt at starte seks til tolv måneder før, især hvis I har brug for mange værelser og flysæder på samme tid.
Kan bureauerne arrangere både fly, hotel og lokaler?
Ja. Sæt kryds ved det, I har brug for, under »Hvad er vigtigt for jer?«, så får I et samlet forslag.
Kan vi vedhæfte program eller kravspecifikation?
Når et bureau har kontaktet jer, kan I sende filer i beskederne i Samtura.
Er det gratis?
Ja, det er gratis at sende en forespørgsel.