Konferanse i utlandet – uten å koordinere fly, hotell og lokaler selv.
Fortell hvor mange deltakere dere venter, hva slags program dere har og hvilke byer som er aktuelle. Reisebyråer foreslår destinasjon, konferansehotell og reise.
- Gratis å sende forespørsel
- Forslag fra flere byråer
- Du velger hvor mange som får kontakte deg
Dette bør dere avklare først
En konferanse i utlandet har flere ledd som må passe sammen. Jo tydeligere rammene er, jo mer presise blir forslagene.
Lokaler og teknikk
Plenumssal, grupperom, scene, lyd og bilde? Oppgi omtrent hvor mange som skal sitte i salen samtidig.
Fly for hele gruppen
Skal alle reise fra samme flyplass, eller fra flere byer? Gruppebilletter må ofte bestilles tidlig.
Programmet rundt
Middag, utflukt eller fri tid? Si hva som er obligatorisk og hva som er valgfritt.
Budsjett per deltaker
Et budsjett per person gjør det lettere for byråene å foreslå riktig destinasjon og hotellnivå.
Slik får dere forslag
Beskriv reisen
Antall, tidspunkt, budsjett og hva som er viktig for dere. Det tar rundt fem minutter.
Byråer tar kontakt
Godkjente reisebyråer ser forespørselen uten kontaktinformasjon. Byråene som vil hjelpe, kjøper tilgang og kontakter dere.
Velg det beste forslaget
Sammenlign program og pris, og avtal resten direkte med byrået dere velger. Det er gratis og uforpliktende for dere.
Destinasjoner mange velger
Byer med direktefly fra Norge og gode konferansehoteller er ofte enklest, for eksempel København, Stockholm, Berlin, Amsterdam, Lisboa og Barcelona. Hvis dere er åpne for forslag, kan byråene sammenligne pris og reisetid for flere byer. Krysser dere av for at byråene kan foreslå destinasjon, får dere ofte ideer dere ikke hadde vurdert.
Spørsmål fra bestillere
Hvor tidlig bør vi starte planleggingen?
For store konferanser er det vanlig å starte seks til tolv måneder før, særlig hvis dere trenger mange rom og fly samtidig.
Kan byråene ordne både fly, hotell og lokaler?
Ja. Kryss av for det dere trenger under «Hva er viktig for dere?», så får dere et samlet forslag.
Kan vi legge ved program eller kravspesifikasjon?
Etter at et byrå har tatt kontakt, kan dere sende filer i meldingene i Samtura.
Er det gratis?
Ja, det er gratis å sende forespørsel.